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 Question Organisation

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Venn

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MessageSujet: Question Organisation   Mer 22 Fév - 15:57

Bonjour à tous,

Nous avons demandé l'autorisation de commencer à occuper les lieux et installer les salles à partir de 8h le samedi matin, je propose donc que nous commencions à ramener le matériel nécessaire sur place la veille, la nourriture, le matériel électrique si besoin, les décos, les jeux, de sorte que l'installation soit la plus simple possible (si on doit tout ramener le matin même avec des voitures ça va être galère si on est pas super organisé!).

Du coup qui se propose pour faire partie du staff, sachant qu'on aura besoin :
- Orgas pour l'installation le matin, et le lendemain pour le rangement.
- Préparation des repas le matin.
- Vente des repas le midi/soir et permanence buvette au bocal (Il nous faut au moins deux personnes en continu, pas forcément les mêmes tout le temps).
- Staff pour l'accueil du public et pour gérer les inscriptions aux parties.
- Des SST et SSIAP pour être là en cas de besoin
- L'accueil et le placement des auteurs dans leurs salles.

Nicolas et possiblement Adrian(?) s'occuperont des installations et de la régie des salles Brainscape en tant que représentants.

J'aimerais aussi savoir quand on peut, tout en étant réaliste, commencer à proposer les sessions de jeux. 10h - 11h ? ou carrément 14h ?
Personnellement je trouve que 14h ça fait très tard, vu qu'on n'a que le samedi... On aura beaucoup moins de monde et de MJs pour la nocturne en plus.

De la vient mes autres questions :
Quels sont ceux qui veulent participer en tant que MJ? peuvent-ils déjà donner leur univers et le nombre de joueurs max ?
Combien de temps faisons nous durer les parties au maximum ?

Quels sont les participants qui peuvent/souhaitent héberger des auteurs chez eux ?
Faisons nous les ventes croque monsieur le midi/soir ou SEULEMENT le soir ?
Proposons nous le repas aux auteurs le midi également ?


_______________________________________________________________________________

De plus j'avais un petit projet à vous proposer : Certains auteurs n'ont jamais visité Rouen, qui est une ville culturelle au patrimoine très intéressant. J'aimerais voir avec l'office de tourisme de Rouen pour proposer un petit tour de la ville, mais il me faudrait des rouennais motivé pour passer un moment avec des auteurs, se balader, et pourquoi pas leur proposer une bière au gibier ?

________________________________________________________________________________

Qu'en pensez vous ?

Je vais rédiger une lettre d'invitation officielle à des auteurs donc si vous pouviez me répondre au plus vite ça serait génialissime !

Merci,
Venn.
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Venn

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 16:05

Je propose les sessions de jeux suivantes :

11h - 15h / 15h - 19h / 19h - 23h / 23h - 3h / 3h - 6h /

Au dernier de créneau nous pouvons commencer à ranger et vers 6h il faut que tout soit vide pour nettoyer (!!)

Si jamais on décide de ne faire la vente que le soir, on peut proposer des sandwichs aux MJs (jambon-beurre - crudité - etc...) ?
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hegan

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 17:11

Par expérience, 11h ne parait pas judicieux pour lancer des parties : il y a tjs des imprévus et une phase "improvisation"
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Caillou

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 17:39

Bon je n'ai pas pu être présent à la dernière réunion donc je rappelle les fondamentaux passés avrc leurs raisons (cela ne veut pas dire qu on ne peut pas changer les choses).

Niveau horaires : habituellement on installe /prépare tout le matin, on mange sur le pouce le midi, on ouvre à 13h/13h30 et on commence les sessions à 14h/14h30. Elle se termine généralement aux alentours de 19h puis ça reprend à 20h30/21h jusqu'à 1h avant d enchaîner pour les plus courageux (peu) de 1h à 6h tandis que l on range.

Pourquoi cette organisation? Car souvent le vendredi soir on ne peut pas accéder aux salles et qu il faut quand même un certain temps pour tout installer et préparer. Pourquoi ne commencer qu à 14h puus 21h? Pour laisser les gens manger tranquille et aux mj le temps de souffler /préparer leurs tables et aux gens le temps de faire une pause+ diverses occupations partenaires.

Personnellement si on est TRÈS organisés cette année je pense que les horaires proposées sont faisables si on laisse un battement d une demi heure entre les sessions et que l on assure et assume un serviceen salle aux heures de manger impliquant facilement deux équipes qui tournent + une équipe cuisine.

Il est déjà arrivé dans d autres conventions que l on accepte les parties "longues " qui duraient deux sessions. Perso je pense que c'est raisonnable sur la session du soir quitte à ce que cela finisse avant 6h (heure où il n'y a de toute façon généralement plus personne ou presque, organisateurs compris)

Tu appelles quoi sst ssiap?


Si on fait commencer les parties avant midi i, faut gérer la possibilité de vendre des choses faciles à préparer - après le quoi c est n autre débat. Au passage il y a de plus en plus de vegan et autres donc faut prévoir un stock minimal de solution alternative sans source animale ou fortement allergène.

---

Personnellement je serai cette année plus intéressé par la partie organisation autour de la préparation des repas/distribution en salle/mise en place des salles le matin. Inutile en revanche de compter sur moi pour ranger je suis puissamment inutile quand je suis hs. Et je compte tout de même profiter pour participer en tant que joueur pendant les temps morts (à voir quand en fonction de l organisation - ça aussi il faut l organiser pour éviter les frustrations malentendus et mécontentements classiques aux jeux de Roger)





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Venn

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 18:18

Ben après si on est sur place pour 8h, je pense pas qu'on ait besoin de 6h pour tout organiser. Commencer à 14h ça laisse deux sessions de jeux jusqu'à 21h, si on a une dizaine MJ pour des tables de quatre joueurs on pourra pas faire jouer tout le monde et on va perdre une grande partie des gens le soir. Je pense qu'on devrait faire quelque chose de plus flexible le soir, et la journée faire jouer le max de monde, ou du moins laisser la possibilité de faire plus de tables pour que tout le monde s'amuse.

(Les MJs peuvent éventuellement manger dans les salles leur sandwich ? En JDR on mange et on boit sans que ça soit un problème généralement, pourquoi pas là si ça économise 3h de jeu ? Smile)

La MDU est généralement ouverte le vendredi, on peut commencer par déposer ce qui est fini dans le local plusieurs semaines avant, et y entreposer le reste un ou deux jours avant en faisant une requête à la mdu où à Blondel pour une de leur salle dépose valise. Je pense pas que ce soit un problème. En tout cas avouons que ça serait sacrément pratique.

J'aurais aimé qu'on fasse des pré-inscriptions pour les jeux avec les auteurs, histoire que tout le monde ait une chance de jouer au moins une fois. Je peux mettre un formulaire sur le site et rediriger sur place. Ça évite d'être submergé sur place, et s'il reste des places vacantes, on remplit le programme le matin.

Je suis carrément d'accord pour l'idée vegan et éviter des aliments allergène, c'est une super idée.

Pour ce qui est de l'organisation, je pense qu'on peut faire deux grandes équipes, une qui se repose/joue et une qui bosse et on change à chaque nouveau créneau de jeu ?
On peut se permettre certaines flexibilité si certains finissent plut tôt, etc... Smile


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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 18:19

SST etc... c'est pour savoir qui est habilité à donner les premiers secours.
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Caillou

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 19:10

Pour ce qui est de l'organisation : ce que j'ai voulu dire et ce que veut dire Hegan (par l'expérience!) est que "les Rôlistes Rouennais" et "organisation", c'est un peu des antonymes (et là, je fais de la litote) Smile

Alors bien sûr, si tout le matériel est déjà sur place, on devrait gagner un max de temps. Et même c'est une des conditions sine qua non si on veut vraiment commencer dès le matin.

Il faut aussi savoir qu'aux Rôlistes Rouennais, quand tu dis "8h", la majeure partie entendent "9h", voire "10h". Il m'est déjà arrivé de me pointer pour préparer les Jeux de Roger et d'être quasi-seul pendant près d'une heure Smile En tout cas personnellement, je m'engage à être à l'heure (avec un battement de 10/15 min grand max en cas de circulation, ce dont je doute - il y a même des chances que j'arrive avant).

Pour le repas vegan, de toute façon, ce n'est même pas une super idée : c'est, de fait, une nécessité. Donc faut prévoir quelque chose de facile à préparer et de pas trop cher. Reste à voir quoi (au passage, des gâteaux "Vegan", ça se fait aussi et tout le monde peut en manger sans problème au besoin, donc ça doit pouvoir se vendre si on ne le vend pas trop cher).

Pour les équipes, faut planifier les choses.
- Inutile d'être à 15 le matin (à moins que vous ayez dix-mille choses à mettre en place, mais j'en doute), l'idée est d'être efficace dès le début et que quelqu'un qui va être capable de s'imposer aux autres pour que tout le monde se bouge en rythme (pas moi, donc, entre autres personnes) en rôle de coordinateur pour savoir qui fait quoi et relancer les gens au bon endroit. Mais en gros faut 2-3 personnes grand max pour préparer les salles, 2-3 personnes pour tout ce qui est stand d'entrée et 3-4 personnes pour préparer la bouffe.
- Il faut une GROSSE équipe à chaque repas (en gros faut compter 2-3 personnes en cuisine pour faire chauffer la bouffe, 2 équipes de 2 pour tourner avec des chariots et faire la distribution des boissons/friandises + 1 ou 2 personnes par équipe pour "s'amuser" à faire les aller-retour entre les salles et la bouffe à chaque commande).
- Entre les repas... Bah faut en gros 2-3 personnes seulement pour s'occuper du stand de l'entrée/inscriptions des retardataires et pour tourner dans les salles épisodiquement.

NB : On a combien de salles exactement? Est-t-on cantonné uniquement dans la MDU ou a-t-on d'autres salles ailleurs? Car si on n'a que la MDU avec une dizaine de salle max, inutile d'avoir plus d'une équipe tournante. Si on est dans 2 bâtiments, alors il faut obligatoirement deux équipes.

PS : je ne prends ici absolument pas en compte tout ce qui est animation "externe" au pôle bouffe/vente. En sachant que ceux-là seront sans doute en surplus en cas de coup dur à priori.

Je ne te cache pas qu'il faut que tu sois sûre d'avoir une équipe pour ranger à la fin. C'est-à-dire des gens qui s'engage, quoi qu'il arrive, à rester jusqu'au bout pour ranger. C'est toujours le GROS problème des Jeux de Roger (entre ceux qui s'éclipsent sans prévenir, ceux qui finalement préfèrent jouer jusqu'au bout de la nuit, ceux qui se trouvent un prétexte plus ou moins bidon pour ne pas rester alors qu'ils avaient dit qu'ils seraient là... Bref. Faut pas oublier que ça reste du bénévolat).
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 20:49

Ouais mais justement, est ce que c'est pas se donner une excuse pour rien faire, ou le moins possible, que de se dire "on est comme ça chez les rôlistes". Surtout qu'on s'inclut tous dedans en disant ça. D’où l’intérêt du post : chercher des gens motivés qui ont envie de s'impliquer, d'arriver à l'heure et de faire du mieux qu'ils peuvent pour concrétiser une super convention.
Enfin bon, je suis d'avis de ne plus utiliser cette excuse pour se dédouaner quand quelque chose ne va pas. C'est facile de proposer de l'aide et de rien faire le moment venu parce que flemme. Je sais que c'est de l'associatif, mais là je force personne, je demande juste que les personnes qui souhaitent ou promettent de s'impliquer le fassent réellement, et pas à 12h parce que se lever à 7h c'est trop dur T.T

Je réalise que j'ai l'air un peu chiante en disant ça, mais j'espère sincèrement que je vais trouver des âmes généreuses pour filer un vrai coup de main ! J'essaye de donner tout ce que j'ai pour réaliser ce que je pense être un projet prometteur, ça me ravirait de voir d'autres avec autant de motivation, du coup j'essaye de propager la mienne ! Very Happy

Par contre dans le principe de "ce qui peut arriver de travers, arrivera" je suis plutôt d'accord, c'est pour ça que pour une fois il faut qu'on essaye de mieux s'organiser ! Smile

Je suis d'accord avec toi, une équipe de cinq - huit personnes le matin ça devrait être largement suffisant pour tout installer en deux voire trois heures. Je me propose également pour en faire partie, je pense que je vais faire le l'orga/coordination/installation/accueil/rangement durant tout l'événement dans tous les cas et je suis plutôt rapide pour nettoyer donc je resterai jusqu'à la fin! Smile

Par contre, bouffe et vente, très sincèrement je pense que je serais catastrophique... -_-

Il me semble qu'on a pas accès aux cuisines, d'ou l'idée du CA de préparer les croque-monsieur le matin, et les faire cuire sur place avec des appareils spéciaux (dont j'ai oublié le nom). On peut voir pour faire une après-midi gateaux le vendredi, et les faire vegan ! Après des sandwichs crudités ça se fait très bien aussi (le matin avec les croques ?) Par contre il me semble que la bouffe s'achète au bocal et c'est tout (rapport à la réglementation blondel/mdu mais c'est à confirmer). Cependant on a une pièce pour manger à Blondel avec un micro-onde, petit espace cuisine au besoin !

On a une dizaine de salles à priori, plus une demi-douzaine de coins jeux (jdp, jdr, détente, au choix) les salles sont normalement réservées pour les auteur, une salle divisible pour brainscape, l'autre divisible réservée à un certain créneau pour la murder, et une salle pour les interview de rôliste TV (j'ai vu leur président, ils viennent couvrir l'event et vont nous aider pour la com), le bocal est réservé à la vente et à la prise des repas, le hall pourra possiblement accueillir des maisons d'éditions (on fera des stands pour centraliser l'espace vente) mais c'est à confirmer avec Mme Lecanu.

On a accès à la MDU, et j'ai vu avec Mme Alligier et Mme Cressent pour le hall de Blondel (qui a quatre salles parfaites pour le JDR !) Donc deux teams obligatoirement, sans compter le staff vente.

Brainscape va peut-être faire une activité à l'extérieur sur les espaces verts.
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hegan

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 20:53

Super tout ça !

Juste une petite remarque de vieux rabat-joie : faire venir du monde dès 8h00, c'est bien, mais encore faut il que le lieu soit ouvert ...
Au Madrillet la dernière (...) fois le gardien a ouvert vers 9h50 pour 9h00... Donc méfiance !
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Arzhal

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 20:59

pour les SST/SSIAP faut qu'ils aient recu leur carte pro, je sais qu'avec Adrian ca a avancé mais je sais pas si il les aura recu en version physique d'ici la

sinon je suis plutot partisant d'essayer de deposer le matos avant, histoire que ca soit plus simple pour tous

@hegan : c'etait le madrillet, pas besoin d'en dire plus je pense

FYI:
SST : Sauveteur Secouriste du Travail
SSIAP : Service de Securite Incendie et d'Assistance a Personnes
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Caillou

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 21:22

Ah mais je me doute que l on cherche des gens motivés et il y en a!


Dernière édition par Caillou le Mer 22 Fév - 21:29, édité 2 fois
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 21:26

D'ailleurs, personnes pour se mettre dans le staff orga ? Personne en tant que MJ ? Les deux ?

Montrez moi qu'il y a un restant de vie sur ce forum ! :B
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Ivremort
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 21:44

Je vais faire 1/3 sandwich/staff 2/3 MJ au niveau temps je pense.
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 21:48

Ok ! Merci Ivremort Smile
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 22:04

Bon mon message a été bouffé pour je ne sais quelle raison donc je reprends.

Je disais donc qu'il y a toujours une différence entre la parole et les actes. D'où l importance de bien connaître les personnes qui comptent participer au staff : y en a qui comptent pour deux et d autres non Smile

Je connais pas trop mal les anciens et beaucoup moins les nouveaux donc faudra voir ce que ça donne. Perso je pense qu'il faut être honnête avec soi même et ne pas s engager à faire des choses qui vont nous gonfler ou de se "sacrifier" pour la cause.

Pour ce que j appelle la "cuisine" j entends par là une pièce où on peut s installer pour faire cuire la bouffe ( et donc avec des tables chaises et prises) et la préparer. Sans une piece uniquement dédiée à ça ça va être ingerable.

Et j espère quand même qu on va toujours pouvoir passer avec des chariots pour pouvoir distribuer la bouffe en salle sinon ça va aussi être ingerable, non seulement en terme d horaires si tout le monde doit manger dans le bocal mais aussi en terme de place à l inrerieur. Il en est quoi avec tout ces sujets exactement?
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 23:06

Caillou a écrit:

Pour ce que j appelle la "cuisine" j entends par là une pièce où on peut s installer pour faire cuire la bouffe ( et donc avec des tables chaises et prises) et la préparer.  Sans une piece uniquement dédiée à ça ça va être ingerable.

Et j espère quand même qu on va toujours pouvoir passer avec des chariots pour pouvoir distribuer la bouffe en salle sinon ça va aussi être ingerable, non seulement en terme d horaires si tout le monde doit manger dans le bocal mais aussi en terme de place à l inrerieur. Il en est quoi avec tout ces sujets exactement?

le truc etant : a t'on le droit de transformer de la nourriture ?

sinon je suis dispo pour comme j'ai dis pour du rangement, meujeuter et la buvette au besoin je devrait pas avoir de contrat avec le boulot sur cette periode si ils ont bien pris ma demande en compte
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Caillou

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Fév - 23:24

Bah si on n'a pas le droit de transformer de la nourriture sur place, ça implique qu'il faut qu'on la prépare  avant, c'est-à-dire dès le vendredi chez quelqu'un.

Autant dire que ce n'est pas des plus pratique.
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Ven 24 Fév - 18:12

Non mais c'est sûr, mais c'est pour ça que je préviens en avance, ne dites pas oui pour faire plaisir, si vous vous engagez à nous aider, c'est pour de vrai ! o/

Je pense pas que ce soit un problème, mais pour répondre à toutes ces questions, je vais prendre rendez-vous avec Mme Lecanu et je vous tiendrai informés.

Arthur que j'ai vu hier se propose pour l'installation, la préparation de la nourriture et la vente.
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Sam 25 Fév - 13:46

En attendant le prochain CA je vous propose de me retrouver demain à partir de 11h30 pour une petite réunion informelle sur les Jeux de Roger.
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Caillou

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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mar 21 Mar - 22:42

Bon, bon, bon. Y a eu une ou deux réunions autour des Jeux de Roger, du coup dans la mesure du possible ça serait pas mal d'avoir un petit compte-rendu pour les intéressés qui ne peuvent pas se libérer au dernier moment? Smile (Ou qui ont complètement zappé l'information parce qu'ils ont autre chose à penser le dimanche matin et qu'ils réalisent que la réunion est passée au cours de l'aprem, comme moi)
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Ivremort
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mar 21 Mar - 23:45

Peut tu me donner ton mail en mp cailloux ? (et eventuellement d'autres) je vais te transmettre les pièces jointes ayant servies de prémisces au CA et au compte rendu futur de laureline. Tu aura un certain nombre d'informations.
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Ivremort
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Mar - 12:26

Bonjour,

L'association 'Les Rôlistes Rouennais' vous invite à notre neuvième édition des Jeux de Roger, le
samedi 6 Mai au coeur du campus de Mont-Saint-Aignan.

Les «Jeux de Roger» est une convention de jeux, qu'il s'agisse de jeux de rôles, de jeux de société, de figurine, de murder party, de live escape game, de trollball et j'en passe...

C'est un événement qui souhaite réunir tous les mordus d'univers, peu importe le format sur lequel ils jouent, afin de leur faire découvrir de nouvelles sorties, de leur présenter de brillants auteurs et qui permet de partager cette passion pour le jeu qui brûle en chacun de nous.

Pour cela nous recherchons des auteurs afin d'animer des tables de jeu sur un univers qu'ils
souhaitent présenter.

A ce titre un défraiement est prévu dans la limite du raisonnable concernant le transport. Nous
proposons un remboursement sur justificatif comptable, donc pensez à bien garder le ticket de
paiement, ou bien une facture, pour faciliter les choses.

Pour ce qui est de l'hébergement, nos bénévoles sont plus que ravis de vous proposer un canapé,
voire un lit (voire un canapé-lit!) afin que vous vous reposiez. Cela-dit si cette solution ne vous
convient pas nous pouvons également réserver une chambre d'hôtel.

Si vous souhaitez profiter du défraiement ou de l'hébergement, prévenez-nous dès que possible
afin que nous puissions anticiper les besoins de chacun et faire les arrangements de notre côté.
Nous aimerions proposer aux participants des pré-inscriptions quelques semaines avant l'événement afin de pouvoir d'une part réduire les problèmes d'organisation le jour même mais aussi avoir un indice du pourcentage d'intéressé par la convention. Il serait alors fantastique que vous puissiez nous donner le nom de l'univers joué, le nombre de joueurs souhaité, le créneau durant lequel vous souhaitez jouer et la durée approximative de votre scénario.

Nous avons prévu des créneaux de 3h à 4h maximum. Il est important de faire en sorte de ne pas
dépasser ces temps de jeu afin que les tables suivantes ne soient pas pénalisés, et que tout le monde joue dans la bonne humeur ! Smile

Ces créneaux ne sont pas encore validé, ce n'est qu'indicatif, nous vous préviendrons s'ils viennent à changer : Le staff bénévole et les partenaires arrivent aux alentours de 11h pour tout mettre en place. Les auteurs arrivent généralement aux alentours de 12h. Repas vers 12h – 13h pour le staff et les auteurs arrivés. Les parties débutent à 13h30 → 13h30 – 17h | 17h – 19h30 | repas | 20h30 ~ 21h – 00h | 00h – 3h | 3h – 6h. Durant la nocturne si vous souhaitez faire un double créneau, adressez vous au staff un peu avant pour l'organisation. Généralement ce n'est pas un problème. Dans tous les cas il n'est absolument pas obligatoire de participer à toutes les sessions, le principal étant de s'amuser !

Le thème de cette année est 'cosmopolite' et nous encourageons fortement nos membres et les
participants à venir costumé. N'hésitez pas à venir rajouter une touche d'ambiance! Smile

Si besoin est pour rejoindre l'événement vous pouvez suivre ces indications : une fois arrivé à la
gare prendre le métro direction Technopôle ou George Braques, descendre à l'arrêt Théatres des
Arts. Prendre le Téor numéro 1 (T1) direction Monts aux Malades et descendre à l'arrêt Campus.
Nous devrions être disponibles pour vous accueillir, mais au cas où voici les éléments pour nous
rejoindre!

Nous restons à votre disposition pour tout complément d’informations. A cette adresse mail
(lesrolistesrouennais@gmail.com) ainsi que par téléphone au XX XX XX XX XX (c'est mon numéro
perso, si jamais vous avez un problème n'hésitez pas).

Récapitulatif : Dites nous pour le défraiement, l'hébergement, si vous souhaitez manger avec nous
le midi/soir. Et la description de vos parties (univers, durée, nombre, créneau!)
Nous espérons vous voir nombreux et plein de joie pour faire découvrir à tous cette passion
dévorante que nous avons pour le jeu de rôle ! Des bisous ludiques,


Dernière édition par Ivremort le Mer 22 Mar - 12:33, édité 1 fois
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Ivremort
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Mar - 12:27

Avancement des Jeux de Roger

Sommaire :

– Les questions techniques vus avec les responsables de la MDU et de l'UFR.
– Les auteurs et maisons d'édition contactés et participants.
– Récapitulatif du rendez-vous avec Brainscape.
– Mise en place du projet de comm'
– Point sur les besoins de bénévoles et d'animateurs.
– Les besoins en urgences.
– Demandes de subvention et dossier FSDIE.

Les questions techniques vus avec les responsables de la MDU et de l'UFR :

L'ouverture au public de la Maison de l'Université se fera à 13h30, cependant nos bénévoles
peuvent commencer à installer dès 10h, heure à laquelle l'équipe de sécurité et le gardien viennent ouvrir les portes. Nous n'aurons donc ni clés, ni badges, c'est un certain «Pierre» de la MDU qui vient nous ouvrir. Nous devrons fermer les portes à 8h du matin le dimanche, j'entend par là avoir rangé, nettoyé et évacué la totalité des lieux avant cette heure-ci.
Le bâtiment Blondel peut cependant ouvrir plus tôt, c'est encore à négocier mais lorsque nous en
avions parlé à Mme Cressent il était possible de commencer à installer à 8h pour ouvrir à 11h. Je
vous tiens informé dès que jen sais plus pour l'ouverture du public. Cependant nous ne pouvons pas faire la nocturne dans le bâtiment Blondel qui demande à fermer ses portes vers 20h, il faudra donc avoir rangé, nettoyé et évacué les lieux également avant cette horaire-ci.
Nous n'avons pas accès aux cuisines, et nous devrons nous contenter des toilettes comme point
d'eau principal. Nous aurons cela-dit accès au sous-sol où il est convenu que nous préparerons la
nourriture et où nous aurons accès à des frigos au bocal pour garder les aliments périssable au frais.

Il n'y a pas de matériel de nettoyage à disposition, si nous souhaitons nettoyer correctement il est
nécessaire que nous ramenions sacs poubelles, balais, serpillères, produits d'entretien, éponges,
seaux, lavettes et ce en plusieurs exemplaires pour chacun. Nous ferons une demande officielle aux membres de l'association le moment venu, ou bien nous pouvons déjà acheter une partie du matériel de nettoyage, à choisir.

Nous ne pouvons pas stocker nos éléments de décors et notre matériel la veille à la MDU qui est
contre, cependant nous pouvons utiliser nos locaux et celui de Sonanbul si ce dernier est
d'accord.

Nous avons l'autorisation de mettre quelques affiches, des éléments de décoration et pour la venue des maisons d'édition qui gèrent leur vente de façon autonome.

Les auteurs et maisons d'édition contactés et participants :

Voici la liste des auteurs JDR :

Nicolas Henry – Wulin : vient
Emmanuel Gharbi - Hellywood : Non. Est intéressé pour 2018.
Philippe Tessier - Polaris : Non. Est intéressé pour 2018.
Bruno Guerin – Antika : Non. Est intéressé pour 2018.
Grégory Privat – Bimbo : Non. Est intéressé pour 2018.
Steve Goffaux – One Percent : pas répondu (relancé le 17/03)
Jérémie Rueff – Crimes : pas répondu (relancé le 17/03)
Vincent Mathieu - Cats! : vient
Julien Bès - Shaan : vient
Sebastien Célerin – Nephilim : pas répondu (relancé le 17/03)
Johan Scipion - Sombre : pas répondu (relancé le 17/03)
JOUBERT Sacha et LAFOSSE Florian - Les sept rois / Calliopé : viennent
Tony Godin – Labyrinthe : pas répondu
Coline Pignat et Simon Gabillaud – Knight : Non
Fabien Fernandez – Nécropolice : Non

Nous avons également un auteur de jeu de plateau du prénom de Yann qui a écrit 'Serial Battle', que Yoan a contacté lors d'une convention, qui souhaiterait venir. Il faut que je prenne contact avec lui.

Liste des maisons d'édition :

Pour l'instant simplement les XII singes et La Loutre Roliste.

Récapitulatif du rendez-vous avec Brainscape.

Nous avons vu Brainscape avec Nicolas et Marc et pour commencer ils nous ont fait remarqué
qu'aucun de nos membres n'est venu profiter des avantages partenaires, nous avons consenti qu'il
faudrait appuyer sur les bénéfices de l'adhésion, la plupart des membres ne sont pas au courant
qu'ils ont des avantages magasins...

Brainscape est enthousiaste à l'idée de participer à nouveau aux Jeux de Roger, ils proposent une
salle d'escape game en extérieur avec des barnums, qui serait tenue par Nicolas, voire Adrian. Il
faudra contacter Dominique Lebas de la Bibliothèque Universitaire pour utiliser le parvis entre la
MDU et la BU et remplir à nouveau un dossier de manifestation exceptionnelle.

Nous avons proposés à Brainscape de mettre en place des formulaires de réservation, vu qu'il
risque d'y avoir de fortes demandes. Nous mettrons donc ça en place via le site web des Rôlistes
Rouennais. De plus Brainscape est disposé à nous aider niveau communication Facebook.
Pour ce qui est des activités lors de l'événement, ils en proposent possiblement deux. Une salle
d'escape game disponible toutes les heures et demi (une heure de jeu, trente minutes de rangement) dont la capacité d'accueil est de six à dix personnes.

Leur deuxième activité possible est le «Clash of Game» quatres équipes représentant des factions
qui s'affrontent lors d'une petite compétition qui mimique le système d'un jeude stratégie/ressource et qui se finit sur un trollball. Deux heures d'installation pour quatre animateurs demandés, 1h30 à 2h30 de jeu pouvant accueillir jusqu'à seize personnes par session de jeu.

Ils ont également une dernière possibilité en intérieur. Ils ont leur assurance qui peut les couvrir
pour l'événement, les tentes sont ignifugés, etc... Ils nous tiennent au courant dans les semaines qui viennent pour qu'on sache quelle activité aura lieu.

Mise en place du projet de comm' :

Nous avons établi un projet de communication qui prendra la forme de deux vidéos, une sur l'escapegame de brainscape aux jeux de roger et l'autre qui présentera l'asso et les activités de l'événement.

Ces vidéos devraient durer moins de trois minutes chacune. L'association 'Rôliste TV' qui participe
au Jeux de Roger va nous aider dans la conception des vidéos, particulièrement sur celle de
brainscape, ils nous prêteront également du matériel, micro cravate, lumières, steadycam, etc...
Nous allons demander l'aide d'un compositeur pour la musique de fond et éviter les problèmes de
copyright.

Il y a également une nouvelle page Facebook sur laquelle nous posterons des interviews courte
écrites sur les auteurs participants, où nous posterons les actualités et les vidéos.
→ https://www.facebook.com/JdRoger2017/

Point sur les besoins de bénévoles et d'animateurs.
Nous allons avoir besoin de nombreux bénévoles le matin pour l'installation, je dirais au minimum
trois vers 8h du matin pour l'installation dans le bâtiment Blondel, et au moins cinq ou six vers 10h pour finaliser Blondel et commencer l'installation dans la Maison de l'Université.
Nicolas Savary, et moi-même Manon seront présents, mais il nous faudrait une ou deux personnes
de plus motivé pour le matin assez tôt. Nous commencerons par installer les tables et la décoration dans les salles, et préparer les espaces de jeux et les stands pour les maisons d'édition, afficher les programmes etc... . Il nous faudra du temps, du matériel et surtout des gens grands pour installer les banderolles et les grandes affiches. Nous devrions avoir fini cette partie en deux ou trois heures.

Vers 10h – 10h30 nous aurions besoin d'au moins trois ou quatre volontaires pour amener les
courses, les ranger au frais, préparer le coin buvette, et commencer à préparer les croque-monsieur et faire les sachets de bonbons. Cela dit ça serait mieux qu'on fasse ce dernier quelques jours avant, je peux aider sans problème si besoin, c'est de la préparation en moins. Il faudra stocker les premières rations au frais ainsi que les premiers stocks de canette (afin qu'il y en ait toujours au frais), et installer les appareils à croque-monsieur au sous sol.

Il nous faudra vers 11h, au moins deux personnes pour commencer à accueillir auteurs et
participants et les diriger vers leurs salles s'ils le souhaitent ou leur proposer un en-cas, etc...
Il faudrait également deux personnes pour faire une petite ronde autour des bâtiments et à
l'intérieur de temps en temps, vérifier que les portes soient bien fermés et que personne ne
s'aventure dans des endroits interdits au public.

Nous aurons besoin de deux animateurs pour la murder qui aura lieu de 14h à 19h et dans la nuit
de 23h à 4h, si bien sûr nous avons assez de participants.

Enfin nous aurons besoin d'au MINIMUM cinq personnes pour ranger les DEUX bâtiments
et les nettoyer de fond en comble à partir de 18h30 – 19h pour le bâtiment Blondel et 5h – 6h
du matin pour la Maison de l'Université.

Le mieux serait d'avoir une dizaine de bénévoles sur la journée à toute heure, et six ou sept lors de la nocturne.

Les besoins en urgences :

Il nous faut absolument :

– Commencer le montage vidéo et la composition musique des vidéos.
– Imprimer les affiches grace au BVE et les placarder sur le campus étudians, en résidence
universitaire, au CROUS, à Brainscape et chez nos partenaires , c'est le minimum.
– Mettre en place les formulaires sur le site.
– Trouver des bénévoles véhiculés pour amener le matos le matin même.
A voir pendant le CA.

Demandes de subvention et dossier FSDIE :
Je laisserai Nicolas entamer le débat, nous avons eu un problème au niveau du mail qui a failli nous coûter les Jeux de Roger de cette année.

Cela-dit le dossier est fait, presque fini, même si nous n'avons pas pu leur envoyer l'affiche qui n'est pas finie et que nous attendons encore. Il nous manque l'attestation d'assurance que j'ai appelé le 16/03, mais sinon on devrait être bon.

A voir si on peut passer en commission le 22 mars.


Dernière édition par Ivremort le Mer 22 Mar - 12:37, édité 1 fois
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Ivremort
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Mer 22 Mar - 12:30

Lauréline publie sous peu un compte rendu du CA plus complet.
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Leogan
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MessageSujet: Re: Question Organisation   Dim 26 Mar - 22:03

Grossiste en bonbons http://www.dagier.fr/
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Question Organisation
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